提案書・資料づくりを、AIで速くする
中小企業の使いどころと、始め方
資料づくりは、白い画面の前で止まる時間がいちばん長い。AIが得意なのは、まさにここです。ゼロから1を出す。構成のたたき台を作る。長い文章を短くする。人がやるのは、そこから先の「自社の言葉にする」作業です。この分担にすると、資料は速くなり、質も落ちません。
よくある困りごと
- 提案書づくりに、半日とられる
- 何から書けばいいか、手が止まる
- 作る人によって、質がばらばら
AIに任せられるところ・人が残すところ
全部を任せようとすると、たいてい失敗します。線を引くのが先です。
始め方（4ステップ）
いきなり全社に入れないでください。1つの業務で、人が見ながら小さく回すのが王道です。
使う道具の種類
製品名ではなく、種類で押さえてください。道具は入れ替わりますが、種類と役割は変わりません。
| 道具の種類 | できること | 気をつけること |
|---|---|---|
| 文章生成の道具 | 構成案・下書き・要約・言い換え | 事実と数字は必ず確認。それらしい嘘が混ざる |
| スライド作成の支援 | 見出しから、たたき台のスライドを作る | 見た目は整うが、中身は薄い。人が足す |
| 図解の作成 | 流れ図・比較表のたたき台 | 凝りすぎない。伝わる図はたいてい単純 |
よくあるつまずきと、直し方
| つまずき | 直し方 |
|---|---|
| いきなり完成品を作らせる | 構成 → 中身 → 短くする、の順で頼む |
| AIの言葉のまま出す | 自社の言い回しに直す。ここで差がつく |
| 数字を確認しない | 実績・単価・納期は、社内の資料で裏を取る |
| 長くなりすぎる | 「1枚に収める」と最初に決める |
費用と、補助金の使いどころ
資料作成そのものに補助金が出ることは、ふつうありません。ただし、業務を効率化する仕組みの一部として導入するなら、デジタル化・AI導入補助金の対象になる場合があります。
補助金の使い方は、デジタル化・AI導入補助金の記事と、補助金の窓口 やまぐちで詳しくまとめています。市町ごとに使える制度は市町別の一覧から。
よくある質問
- AIが作った資料は、お客さんに出しても大丈夫ですか？
- たたき台としては問題ありません。ただし、そのまま出すのはおすすめしません。実績や数字を自社のもので置き換え、言い回しを自社の言葉に直してから出してください。
- 社外に出せない情報は、どう扱えばいいですか？
- 入力した内容が学習に使われない設定にできる道具を選び、それでも社外秘・個人情報は入れない、という線引きを社内で決めてください。伏せ字にして構成だけ作らせる手もあります。
- どのくらい速くなりますか？
- 半日かかっていた提案書が、1〜2時間になる例が多いです（目安）。とくに「書き始めるまでの時間」が短くなります。
- 何から始めればいいですか？
- 次に作る資料で、構成のたたき台だけ出させてみてください。中身は自分で書く。これだけでも、手の止まる時間がなくなります。
「うちの場合、どこから始める？」60秒で見立てます。
困りごとを2つ選ぶだけ。合う入口と、始め方の順番をご案内します。設計から実行まで一緒に進める外部CDO（月額）もあります。
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※ この記事は、山口・周南の中小企業の現場をもとにした一般的な進め方の説明です。時間の短縮などの数字は目安で、業種や業務の中身によって変わります。道具の仕様・料金・データの扱いは、必ず提供元の最新の情報でご確認ください。