中小企業のAI導入
何から始めて、どう続けるか
AIを入れたい。でも何から手をつければいいか分からない。中小企業の社長から、いちばん多く聞く相談です。 このページは、その順番をひととおり並べたものです。専門用語は使いません。読み終えたら、来週やることが1つ決まる形にしてあります。
AI導入とは何をすることか
AI導入は、道具を買うことではありません。
多くの会社が「どのツールを入れるか」から考えます。この入り方だと、たいてい続きません。使う場面が決まっていないので、最初の物珍しさが消えたら誰も開かなくなるからです。
先に決めるのは、どの仕事を、どれだけ軽くするかです。道具はその後で選びます。順番が逆になっていないか、まずここを確認してください。
入れると何が変わるか
変わるのは、おもに3つです。
- 時間：下書き・転記・要約といった、頭を使わない作業の時間が減ります。
- ばらつき：書く人によって出来が違っていたものが、一定の形に揃います。
- 手の空き方：空いた時間を、人にしかできない仕事に回せます。お客様と話す、現場を見る、考える。
逆に、変わらないものもあります。決めることの重さは変わりません。AIは判断の材料をそろえるところまでで、決めるのは人です。
進め方は5つの順番
進め方は、この5つの順番です。1つずつ、次のページで詳しく説明しています。
どの仕事から始めるか
最初の1つは、次の3つを満たす仕事から選びます。
毎週くり返している。手戻りしても大きな損害にならない。そして、出来上がりを判断できる人が社内にいる。
| 仕事 | AIが引き受けられること | 入口 |
|---|---|---|
| 会議の議事録 | 録音から要点と決めごとを起こす | 会議の議事録のページ |
| 見積書づくり | 過去の見積を下敷きに形にする | 見積書づくりのページ |
| 問い合わせ対応 | よくある質問の返信をひな形にする | 問い合わせ対応のページ |
| 経理・請求書 | 転記と突き合わせを減らす | 経理・請求書のページ |
| 求人票 | 同じ仕事を、伝わる言葉に書き直す | 求人票のページ |
| 提案書・資料 | 構成を先に決めて、書く時間を短くする | 提案書・資料のページ |
| 日報・報告書 | 書く負担を減らし、読める形に整える | 日報・報告書のページ |
| 業務マニュアル | 頭の中にある手順を、文章にする | 業務マニュアルのページ |
お金の考え方
お金は、道具代だけではありません。見落とされるのは、下の2つです。
続かない会社の共通点
うまくいかない会社には、同じ形があります。
誰が旗を振るか
旗を振る人がいない会社は、途中で止まります。
必要なのは、詳しい人ではありません。社内の仕事を分かっていて、決められる立場の人です。社長が兼ねても構いません。ただ、片手間になると進みません。
補助金は使えるか
使える制度があります。デジタル関係の補助金や、人材育成の助成金です。
ただし、金額も締切も年度で変わります。いま募集しているものは、下の一覧と診断で確認してください。申請には準備の時間がかかるので、締切から逆算して動く必要があります。
→ 補助金の窓口 やまぐち（いま募集中の一覧） → 60秒 補助金診断
よくある質問
- うちみたいな小さい会社でも、AIは使えますか。
- 使えます。人数が少ない会社ほど、一人が抱える仕事の種類が多い。その中の「書く」「まとめる」「探す」は、AIが引き受けやすい部分です。
- 何人くらいの会社から始められますか。
- 人数は関係ありません。1人でも始められます。大事なのは人数ではなく、毎週くり返している作業があるかどうかです。
- パソコンが得意な社員がいません。
- 最初の設定は外から手伝えます。使う側に必要なのは、日本語で頼めることだけです。むしろ、その業務をいちばん分かっている人が使うほど成果が出ます。
- どのくらいの期間で効果が出ますか。
- 小さく始めれば、最初の1つは2〜4週間で形になります。全社に広げるのはその後です。順番を飛ばすと戻ります。
- 情報が外に漏れませんか。
- 何を入力してよいかを先に決めるのが答えです。お客様の名前や個人情報は入れない、という線を引いてから使い始めます。会社としての決めごとを1枚にしておくと、迷いがなくなります。
- 導入に使える補助金はありますか。
- IT・デジタル関連や人材育成の制度が使えることがあります。年度で内容が変わるので、最新の一覧と診断で確認してください。
困りごとを2つ選ぶだけ。合う入口と、始め方の順番をご案内します。設計から実行まで一緒に進める外部CDO（月額）もあります。